Il contratto che firmi con un property manager per affitti brevi è quasi sempre un mandato (artt. 1703 e seguenti del codice civile): tu incarichi il gestore di compiere per tuo conto gli atti della gestione — annunci, prenotazioni, ospiti, adempimenti. Esistono due forme con effetti diversi: il mandato con rappresentanza, in cui il gestore agisce in nome e per conto tuo e il contratto di locazione nasce direttamente in capo a te, e il mandato senza rappresentanza, in cui il gestore agisce in nome proprio per tuo conto. La forma scelta cambia chi firma con l'ospite, chi incassa, chi risponde degli adempimenti e come viene trattato il tuo reddito. Pagina aggiornata a luglio 2026.
Qui trovi, clausola per clausola, cosa prevede un contratto di gestione completa, cosa significa che il gestore fa da sostituto d'imposta, e come si esce dal contratto senza sorprese.
Che tipo di contratto si firma con un property manager
Non è un contratto di locazione (tu non affitti la casa al gestore) e non è un incarico di mediazione da agenzia immobiliare (il gestore non si limita a farti incontrare un inquilino). È un mandato di gestione: un contratto di durata in cui definisci il perimetro delle attività delegate, il compenso, gli obblighi di rendiconto e le regole di uscita.
Nella pratica di mercato circolano nomi diversi — "contratto di gestione", "contratto di property management", "mandato di gestione turistica" — ma la sostanza giuridica resta quella del mandato. Attenzione a un modello diverso che a volte viene proposto come "gestione": la locazione al gestore con facoltà di sublocazione (rent-to-rent). Lì tu diventi locatore del gestore, incassi un canone fisso e perdi il legame con i ricavi reali. Non è un mandato e ha logiche, rischi e fiscalità completamente diversi: se ti propongono un canone garantito, chiedi prima di tutto che tipo di contratto è.
Cosa prevede un contratto di gestione completa: le clausole da leggere
Un contratto di gestione completa per affitti brevi dovrebbe definire per iscritto almeno questi punti. Se una voce manca, chiedila prima di firmare — non dopo.
| Clausola | Cosa deve dire | Perché conta |
|---|---|---|
| Perimetro del servizio | Quali attività sono incluse (annunci, prezzi, check-in, pulizie, adempimenti, emergenze) e quali escluse | È la differenza tra un 20% "tutto compreso" e un 15% che ti lascia la burocrazia |
| Forma del mandato | Con o senza rappresentanza; eventuale mandato all'incasso | Determina chi firma con l'ospite e il trattamento fiscale (vedi sotto) |
| Chi incassa | Se i canoni transitano dal gestore, dai portali o da te | Se il gestore interviene nel pagamento, scatta la ritenuta del 21% (art. 4 D.L. 50/2017) |
| Compenso | Percentuale, base di calcolo (lordo o netto commissioni OTA), eventuale canone fisso, IVA | La commissione del gestore è di norma fatturata con IVA al 22% (Circolare AdE 24/E/2017) |
| Rendiconto | Frequenza, contenuto, riscontrabilità con i dati dei portali | È il tuo strumento di controllo: deve permetterti di riconciliare ogni prenotazione |
| Uso personale | Come blocchi la casa per te, con che preavviso, eventuali minimi di disponibilità | L'immobile resta tuo: l'uso personale è un diritto da scrivere, non una cortesia |
| Adempimenti e deleghe | Chi cura CIN, comunicazioni in Questura (Alloggiati Web), flussi regionali, imposta di soggiorno; con quali deleghe formali | Le sanzioni sono concrete e ricadono su chi è formalmente obbligato |
| Dati degli ospiti | Chi è titolare del trattamento e come vengono gestiti i documenti | I ruoli privacy vanno definiti contrattualmente; le copie dei documenti non si conservano dopo l'invio ad Alloggiati Web (nota del Garante, 29/4/2026) |
| Durata e recesso | Durata, preavviso, eventuali penali, sorte delle prenotazioni confermate | È la clausola che si legge sempre troppo tardi (vedi la sezione dedicata) |
| Titolarità di annunci e recensioni | Su quale account vivono gli annunci e cosa succede all'uscita | Se l'annuncio è sull'account del gestore, lo storico recensioni di norma non ti segue |
Mandato con rappresentanza: il contratto nasce in capo a te
Con il mandato con rappresentanza il gestore stipula le locazioni in nome e per conto tuo: il contratto con l'ospite è giuridicamente tuo e il reddito resta tuo, da dichiarare secondo il tuo regime fiscale. Spesso al mandato si affianca un mandato all'incasso: il gestore è autorizzato a ricevere i canoni per tuo conto e a versarti il netto dopo aver trattenuto compenso e costi pattuiti.
È qui che entra il meccanismo fiscale più importante: se il gestore interviene nel pagamento dei canoni, la legge lo qualifica come intermediario e gli impone di applicare una ritenuta del 21% a titolo d'acconto sui canoni lordi, di versarla all'Erario e di rilasciarti la Certificazione Unica (art. 4 D.L. 50/2017; Guida Agenzia delle Entrate "Locazioni brevi", aprile 2026). "A titolo d'acconto" significa che non è la tassazione definitiva: il conguaglio lo fai tu in dichiarazione, secondo l'aliquota che ti spetta.
È la forma che usiamo per la gestione remota SmartStay: mandato con rappresentanza più mandato all'incasso, con rendiconto mensile e bonifico del netto.
Mandato senza rappresentanza: il gestore agisce in nome proprio
Con il mandato senza rappresentanza il gestore agisce in nome proprio, per tuo conto: è lui a comparire verso ospiti e piattaforme, e su di lui si concentrano la conduzione dell'attività e gli adempimenti operativi. Per il proprietario significa massima delega: non compari nei rapporti con gli ospiti e l'operatività — check-in, Questura, imposta di soggiorno, emergenze — fa capo al gestore.
Sul piano fiscale questo assetto è più articolato del mandato con rappresentanza: i flussi passano per il gestore e la qualificazione dei redditi va costruita correttamente nel contratto e verificata con il tuo commercialista. Non è un dettaglio: i due mandati non sono fiscalmente equivalenti, e chi te li presenta come intercambiabili sta semplificando troppo. Prima di firmare un mandato senza rappresentanza, fai leggere il testo a un fiscalista.
È la forma che usiamo per la gestione locale a Milano: SmartStay agisce in nome proprio per conto del proprietario e assume su di sé la responsabilità dell'attività ricettiva e degli adempimenti.
Con o senza rappresentanza: il confronto in tabella
| Aspetto | Con rappresentanza | Senza rappresentanza |
|---|---|---|
| Chi firma con l'ospite | Il gestore, in nome e per conto tuo: il contratto è tuo | Il gestore, in nome proprio |
| Chi conduce l'attività verso ospiti e piattaforme | Tu (tramite il gestore) | Il gestore |
| Reddito | Resta in capo a te, lo dichiari tu | Assetto più articolato: da definire nel contratto e con il commercialista |
| Ritenuta 21% e CU | Sì, se il gestore incassa i canoni (art. 4 D.L. 50/2017) | Dipende da come sono strutturati i flussi: verifica caso per caso |
| Adempimenti operativi | Curati dal gestore con deleghe formali | Concentrati sul gestore |
| Quando ha senso | Vuoi delega operativa mantenendo la titolarità diretta dei contratti | Vuoi la massima delega, anche di responsabilità operativa |
Il property manager fa da sostituto d'imposta?
Sì, quando incassa i canoni o interviene nel loro pagamento. In quel caso l'art. 4 del D.L. 50/2017 gli impone di operare come sostituto d'imposta: applica la ritenuta del 21% a titolo d'acconto sui canoni, la versa entro il 16 del mese successivo con il codice tributo 1919, ti rilascia la Certificazione Unica entro i termini di legge e presenta il modello 770. La stessa regola vale per le piattaforme come Airbnb quando incassano loro.
Per te significa due cose concrete. Primo: una parte delle imposte è già versata durante l'anno — in dichiarazione fai il conguaglio (per esempio se sull'immobile si applica la cedolare al 26%, integri la differenza). Secondo: la CU del gestore è il documento da consegnare al commercialista, insieme al rendiconto annuale. La ritenuta è "a titolo d'acconto" dal 2024: non chiude la tua posizione fiscale, la anticipa.
Un'avvertenza legata al 2026: dal 1° gennaio 2026 il regime delle locazioni brevi vale al massimo per due appartamenti per periodo d'imposta; oltre, l'attività si presume svolta in forma imprenditoriale (L. 199/2025; Guida AdE aprile 2026). Se hai più di due unità da mettere a reddito, il tema non è solo quale mandato firmare, ma quale inquadramento fiscale ti serve: parlane con il fiscalista prima di strutturare la gestione.
Come si esce dal contratto di gestione
Il mandato è un contratto fondato sulla fiducia e il codice civile ne disciplina anche l'estinzione (artt. 1703 ss. c.c.); ma le condizioni economiche e pratiche dell'uscita le scrive il contratto, ed è lì che devi guardare prima di firmare. Le voci da verificare nero su bianco:
- Durata minima e rinnovo: c'è un vincolo iniziale? Il rinnovo è tacito? Con quale finestra di disdetta?
- Preavviso: quanti giorni o mesi? Da comunicare come (PEC, raccomandata)?
- Penali o corrispettivi di recesso: esistono? Sono proporzionati? Una penale elevata per uscire in qualunque momento è una red flag.
- Prenotazioni già confermate: chi le onora? Con quali compensi? È il punto operativo più delicato della transizione: gli ospiti hanno già pagato e hanno diritto al soggiorno.
- Rientro in possesso operativo: riconsegna di chiavi e codici, revoca delle deleghe (BDSR/CIN, credenziali Alloggiati Web, portale dell'imposta di soggiorno), passaggio delle utenze di gestione.
- Annunci e recensioni: se gli annunci vivono sull'account del gestore, all'uscita in genere riparti da zero recensioni. Se lo storico è per te un asset, negozia annunci su account di cui mantieni la titolarità.
- Rendiconto finale: un estratto conto di chiusura con tutte le partite (canoni incassati, imposta di soggiorno versata, cauzioni in essere).
Un gestore trasparente ti consegna queste condizioni prima della firma e ti spiega come gestisce la transizione. Nel nostro mandato durata e recesso sono scritti in chiaro: se un contratto — nostro o di altri — non ti dice come si esce, non firmarlo.
E il contratto con l'ospite? Cosa prevede la locazione breve
Il mandato regola il rapporto tra te e il gestore; con l'ospite esiste comunque un contratto di locazione breve: locazione abitativa fino a 30 giorni, stipulata da persone fisiche al di fuori dell'attività d'impresa, anche con servizi accessori come biancheria e pulizia (art. 4 D.L. 50/2017). Due precisazioni che evitano equivoci frequenti:
- Il contratto esiste sempre, anche per un weekend: ciò che non serve, per le durate fino a 30 giorni complessivi nell'anno con lo stesso conduttore, è la registrazione all'Agenzia delle Entrate (DPR 131/1986: registrazione solo in caso d'uso). Se con lo stesso ospite superi i 30 giorni complessivi nell'anno, la registrazione diventa dovuta.
- La forma scritta non è imposta a pena di nullità per queste durate, ma è raccomandata: prova del rapporto, regole della casa, cauzioni.
Chi predispone e conserva questi contratti — e le condizioni di soggiorno accettate dall'ospite — è una delle attività che il mandato di gestione dovrebbe attribuire esplicitamente al gestore.
Come lo facciamo noi (dichiarato, senza giri)
SmartStay usa i due assetti in modo dichiarato: gestione locale a Milano con mandato senza rappresentanza (agiamo in nome proprio per conto del proprietario, assumendo responsabilità operativa e adempimenti, con personale in città per check-in conformi ed emergenze) e gestione remota con mandato con rappresentanza più mandato all'incasso (i contratti nascono in capo a te, noi incassiamo per tuo conto, applichiamo la ritenuta del 21% quando dovuta e ti rilasciamo la CU). In entrambi i casi: rendiconto mensile riscontrabile, bonifico del netto, condizioni di durata e recesso scritte in chiaro. Gestiamo oggi 16 immobili per circa 5 milioni di euro di valore immobiliare, con oltre 3.600 ospiti accolti e un rating medio di 4.8. Quale assetto convenga a te dipende dal tuo caso — anche fiscale: la scelta finale falla con il tuo commercialista, non con il commerciale di un gestore.
Domande frequenti
Cosa prevede un contratto di gestione completa per affitti brevi?
È un mandato che definisce per iscritto: perimetro del servizio (annunci, prezzi, check-in, pulizie, adempimenti, emergenze), forma del mandato (con o senza rappresentanza), chi incassa i canoni, compenso e base di calcolo, frequenza e contenuto del rendiconto, uso personale dell'immobile, deleghe per gli adempimenti (CIN, Alloggiati Web, imposta di soggiorno), trattamento dei dati degli ospiti, durata, preavviso e regole di uscita. Se una di queste voci manca, chiedila per iscritto prima di firmare.
Che differenza c'è tra mandato con rappresentanza e senza rappresentanza?
Con rappresentanza: il gestore stipula in nome e per conto tuo, il contratto con l'ospite è tuo e il reddito resta tuo; se il gestore incassa, applica la ritenuta del 21% e ti rilascia la CU. Senza rappresentanza: il gestore agisce in nome proprio per tuo conto e concentra su di sé conduzione e adempimenti; l'assetto fiscale è più articolato e va verificato con un commercialista. Non sono equivalenti: la scelta cambia chi firma, chi incassa e come viene trattato il reddito.
Il property manager fa da sostituto d'imposta?
Sì, se incassa i canoni o interviene nel loro pagamento: in quel caso applica una ritenuta del 21% a titolo d'acconto sui canoni, la versa con il codice tributo 1919 entro il 16 del mese successivo, rilascia la Certificazione Unica e presenta il 770 (art. 4 D.L. 50/2017). La ritenuta è un anticipo, non la tassazione definitiva: il conguaglio si fa nella tua dichiarazione dei redditi.
Come si esce dal contratto con il gestore? Ci sono penali?
Dipende da cosa hai firmato: durata minima, preavviso, eventuali penali e la sorte delle prenotazioni già confermate sono clausole del mandato e cambiano da operatore a operatore. Prima di firmare verifica per iscritto: finestra e forma della disdetta, costi di uscita, chi onora i soggiorni già pagati, revoca delle deleghe (CIN, Alloggiati Web, imposta di soggiorno) e cosa succede ad annunci e recensioni. Una penale sproporzionata per uscire è una red flag.
Chi incassa i soldi delle prenotazioni con un mandato di gestione?
Lo stabilisce il contratto. Con il mandato all'incasso i canoni transitano dal gestore (o dai portali verso il gestore), che trattiene compenso e costi pattuiti e ti versa il netto con bonifico e rendiconto. Quando il gestore interviene nel pagamento, per legge applica la ritenuta del 21% a titolo d'acconto e ti rilascia la CU. La tua tutela non è incassare ogni prenotazione tu: è un rendiconto che ti permetta di riscontrare ogni soggiorno.
La commissione del gestore ha l'IVA?
Di norma sì: il compenso del property manager è una prestazione della sua attività d'impresa e viene fatturato con IVA al 22% (prassi di riferimento: Circolare Agenzia delle Entrate 24/E/2017). Fanno eccezione i gestori in regime forfetario, che fatturano senza IVA. Quando confronti le offerte, chiedi sempre se la percentuale indicata è IVA inclusa o esclusa e su quale base viene calcolata (lordo o netto delle commissioni dei portali).
Il contratto con l'ospite va registrato?
No, nella generalità dei casi: i contratti di locazione turistica di durata non superiore a 30 giorni complessivi nell'anno con lo stesso conduttore non vanno registrati (DPR 131/1986: registrazione solo in caso d'uso). Attenzione al conteggio: i 30 giorni si sommano per anno con il medesimo conduttore, non per singolo soggiorno. Il contratto comunque esiste anche senza registrazione, e la forma scritta resta raccomandata come prova e per fissare le regole della casa.
Ho più di due appartamenti: cambia qualcosa nel contratto di gestione?
Sì, sul piano fiscale: dal 1° gennaio 2026 il regime delle locazioni brevi si applica al massimo a due appartamenti per periodo d'imposta; oltre, l'attività si presume svolta in forma imprenditoriale (L. 199/2025; Guida AdE aprile 2026). Con tre o più unità il tema non è solo quale mandato firmare ma quale inquadramento adottare (partita IVA, forma societaria): definiscilo con il tuo commercialista prima di strutturare la gestione, perché condiziona anche il tipo di contratto con il gestore.