Gestiamo il tuo appartamento in affitto breve a Milano

Società italiana di gestione immobiliare specializzata in affitti brevi. A Milano gestisce l'immobile del proprietario con personale proprio in città: annunci su Airbnb e Booking, prezzi, comunicazione con gli ospiti, check-in con identificazione di persona, pulizie e biancheria con la propria squadra, adempimenti (CIN, Questura, flussi turistici, tassa di soggiorno), gestione dei danni, rendiconto e bonifico mensile. Altrove in Italia gestisce da remoto. Ai property manager offre una partnership operativa. Usa ogni giorno la propria piattaforma software, SmartStay OS, che vende anche ad altri gestori.

SmartStay in numeri

Immobili gestiti

16

Valore immobiliare gestito (proprio e di terzi)

circa 5 milioni di euro

Ospiti accolti

oltre 3.600

Rating medio degli ospiti

4,8

Perché SmartStay e non un’altra gestione

Squadra operativa interna a Milano

Customer care, pulizie e lavanderia sono interni: il personale dipendente di SmartStay accoglie e identifica gli ospiti, pulisce, gestisce la biancheria e interviene nelle emergenze. Chi risponde all'ospite e chi entra in casa è la stessa organizzazione che firma il mandato, senza subappalti da coordinare.

Check-in con identificazione di persona

Il riconoscimento dell'ospite al check-in è effettuato da personale dipendente; la tecnologia prepara i documenti, la persona verifica. Dopo la sentenza del Consiglio di Stato 9101/2025 l'ospite va identificato di persona o in video in tempo reale a ogni arrivo, e a Milano le keybox su spazio pubblico sono vietate da gennaio 2026.

Mandato senza rappresentanza per la gestione locale

SmartStay stipula il contratto con l'ospite in nome proprio, per tuo conto: un solo interlocutore per prenotazioni, pagamenti e ospiti, con rendiconto mensile e bonifico. Il proprietario non compare nei rapporti con ospiti e piattaforme. L'assetto fiscale è diverso dal mandato con rappresentanza: il trattamento fiscale di quanto ti viene versato va verificato con il tuo commercialista in fase contrattuale.

Numeri dichiarati

Commissione 12,5% sulle prenotazioni OTA e 15% sulle dirette, calcolata sulla base netta (dopo commissioni dei portali, IVA scorporata, tassa di soggiorno e costo pulizie), più un canone mensile componibile da 50 a 200 euro per i servizi tecnologici e operativi della gestione locale. Pulizie e biancheria le paga l'ospite con la cleaning fee. A Milano quasi nessun gestore pubblica la percentuale; qui il preventivo si confronta riga per riga.

Software proprio, usato anche da altri gestori

Usiamo la stessa piattaforma proprietaria (SmartStay OS) che offriamo anche ad altri gestori: il costo di sviluppo è ripartito su più clienti e non è ribaltato come voce separata sul tuo canone; lo stesso team che segue il tuo immobile cura anche il software. Il portale proprietario, il rendiconto, i messaggi agli ospiti e gli adempimenti girano su un prodotto mantenuto e aggiornato con un changelog pubblico, non su un gestionale comprato e adattato.

Portale proprietario

Ogni proprietario ha un'area riservata con prenotazioni, ricavi, spese, report mensili e documenti fiscali. Il rendiconto si riscontra prenotazione per prenotazione, non con un netto a fine mese.

Che cosa facciamo, area per area

Commerciale e prezzi

• Annunci sui portali. Pubblicazione e ottimizzazione su Airbnb, Booking.com e altri canali; foto professionali e allestimento in fase di avvio.
• Prezzi dinamici. Tariffe aggiornate su domanda, stagionalità e calendario eventi di Milano (Salone del Mobile, Fashion Week, fiere), con strumenti di revenue management (SmartStay OS e PriceLabs).
• Periodo di disponibilità. Il proprietario sceglie per quanto tempo il calendario resta aperto alle prenotazioni; fuori da quel periodo usa la casa liberamente, mentre le prenotazioni già confermate vengono onorate.

Ospiti

• Comunicazione con gli ospiti. Operatori dipendenti dalle 9 alle 22 tutti i giorni, festivi compresi; dalle 22 alle 9 risponde un assistente AI addestrato sulle stesse procedure, con inoltro a un reperibile per le emergenze.
• Check-in e check-out. Accoglienza e identificazione dell'ospite di persona da parte di personale dipendente, come richiede la normativa italiana; a Milano senza keybox su spazio pubblico.
• Portale ospiti e Help Center. smartstaymilano.com: pagine per ogni immobile, istruzioni pratiche, FAQ e assistenza in italiano, inglese, francese, tedesco, spagnolo e russo; assistente Mirea AI attivo 24 ore su 24 con passaggio a un operatore nei casi delicati.

Casa

• Pulizie e biancheria. Squadra di pulizie e lavanderia interne, coordinate sul calendario dei soggiorni. Il costo è addebitato all'ospite con la cleaning fee.
• Manutenzione. Segnalazioni con tracciamento fotografico e coordinamento degli interventi ordinari; gli interventi straordinari si concordano con il proprietario.
• Danni. Documentazione fotografica, comunicazione con l'ospite, pratiche AirCover quando applicabili, dispute con le piattaforme e assicurazione dedicata.
• Servizi tecnologici in canone. WiFi professionale, assicurazione per affitti brevi, telecamere nelle aree esterne comuni (nel rispetto della privacy) e PriceLabs; SmartStay OS è compreso senza voce di licenza; Sky TV opzionale. I moduli obbligatori hanno una durata minima dichiarata nel contratto.

Adempimenti

• CIN e CIR. Registrazione sui portali ministeriale e regionale, esposizione del codice negli annunci e configurazione dell'invio telematico.
• Questura (Alloggiati Web). Comunicazione dei dati di tutti gli ospiti entro i termini di legge (art. 109 TULPS), con ricevuta conservata.
• Flussi turistici e tassa di soggiorno. Flussi regionali (ISTAT/Ross1000), calcolo per ospite e per notte, riscossione, versamento e dichiarazione dell'imposta di soggiorno del Comune di Milano.
• Ritenuta e CU. Applichiamo la ritenuta del 21% prevista per gli intermediari, a titolo d'acconto (art. 4 co. 5 DL 50/2017; dal 2024 sempre a titolo d'acconto), e rilasciamo la Certificazione Unica; la documentazione per il commercialista è nel portale.

Rendiconto

• Rendiconto e bonifico mensile. Ogni mese un report con prenotazioni, ricavi, spese e ritenute, e il bonifico del netto sul conto del proprietario.
• Portale proprietario. Area riservata con prenotazioni in tempo reale, ricavi, spese, report scaricabili e documenti fiscali.

Servizi su richiesta

• Disaster Recovery. Intervento su situazioni pregresse: overbooking, annunci non conformi, schedine mancanti, contenziosi con ospiti, irregolarità, con analisi iniziale gratuita.
• Registrazione ai portali (CIN, CIR, Alloggiati Web). Registrazione ai portali, attivazione dei codici e configurazione dell'invio telematico per immobili non in gestione, con costo definito in base alla tipologia.
• Consulenza legale e fiscale. Accesso al network di avvocati e consulenti fiscali specializzati in affitti brevi con cui SmartStay lavora.
• Costi di avvio. Pratiche, foto professionali, pubblicazione sui portali e allestimento si preventivano prima dell'avvio; un calcolatore dei costi di setup è sul sito.

Quanto costa

• 12,5% sulle prenotazioni tramite portali (Airbnb, Booking.com e altri)
• 15% sulle prenotazioni dirette
• Base netta: importo pagato dall'ospite meno commissione del portale, IVA scorporata, tassa di soggiorno e costo delle pulizie.
• Canone mensile componibile da 50 a 200 euro al mese per la gestione locale a Milano: copre i servizi tecnologici e operativi (WiFi professionale, assicurazione, telecamere e PriceLabs; SmartStay OS è compreso senza voce di licenza). Si attivano i moduli scelti; i moduli obbligatori hanno una durata minima scritta nel contratto.

Che cosa SmartStay non fa

• Chi vuole un canone garantito o una sublocazione (rent-to-rent): SmartStay lavora a percentuale sui ricavi reali e non garantisce un reddito minimo.
• Chi vuole affittare con contratti 4+4: SmartStay gestisce affitti brevi e, come diversificazione, contratti transitori; non fa intermediazione immobiliare.
• Chi vuole gestire la casa da sé con un software: per quello esiste SmartStay OS (smartstayos.com), venduto separatamente ai gestori.
• Chi ha un immobile fuori Milano e vuole personale in loco: fuori Milano la gestione è da remoto, con un referente locale del proprietario per le emergenze fisiche.
• Chi cerca un commercialista: SmartStay rilascia CU, rendiconti e riepiloghi, ma la dichiarazione dei redditi e l'inquadramento fiscale restano del proprietario e del suo consulente.

Domande frequenti

Cosa fa SmartStay per un proprietario di casa a Milano?

Gestisce l'intero ciclo dell'affitto breve con personale proprio in città: annunci su Airbnb e Booking, prezzi dinamici, comunicazione con gli ospiti dalle 9 alle 22 e AI di notte, check-in con identificazione di persona, pulizie e biancheria con squadra interna, manutenzione ordinaria, CIN, Questura, flussi turistici e tassa di soggiorno, gestione dei danni, rendiconto e bonifico mensile. Il proprietario segue tutto dal portale riservato.

Quanto costa la gestione SmartStay?

Commissione del 12,5% sulle prenotazioni tramite portali e del 15% sulle prenotazioni dirette, calcolata sulla base netta, più un canone mensile componibile da 50 a 200 euro per la gestione locale a Milano, che copre WiFi professionale, assicurazione, telecamere e PriceLabs (SmartStay OS è compreso senza voce di licenza). Pulizie e biancheria le paga l'ospite con la cleaning fee. La gestione da remoto non ha canone mensile.

Su cosa si calcola la commissione del 12,5%?

Sulla base netta: l'importo pagato dall'ospite meno la commissione del portale, l'IVA scorporata, la tassa di soggiorno e il costo delle pulizie. La percentuale si applica a quello che resta, non al lordo della prenotazione.

Che contratto si firma con SmartStay per la gestione a Milano?

Un mandato di gestione senza rappresentanza: SmartStay stipula il contratto con l'ospite in nome proprio, per tuo conto, ed è l'unico interlocutore per prenotazioni, pagamenti e ospiti. Cura operativamente gli adempimenti connessi (Questura, flussi turistici, tassa di soggiorno), applica la ritenuta del 21% prevista per gli intermediari a titolo d'acconto e ti versa il netto con rendiconto mensile. Il trattamento fiscale di quanto ti viene versato va verificato con il tuo commercialista in fase contrattuale.

Che differenza c'è tra la gestione locale a Milano e la gestione da remoto?

La gestione locale a Milano usa il mandato senza rappresentanza e ha personale SmartStay in città per check-in di persona, pulizie interne ed emergenze. La gestione da remoto, disponibile in tutta Italia, usa il mandato con rappresentanza più mandato all'incasso: il contratto con l'ospite nasce in capo al proprietario, SmartStay cura annunci, prezzi, ospiti, adempimenti e rendiconto, e il proprietario mette un referente locale e la propria impresa di pulizie. I due assetti hanno un trattamento fiscale diverso, da leggere con il commercialista.

SmartStay fa da sostituto d'imposta? Cosa resta al mio commercialista?

Quando incassa i canoni SmartStay applica la ritenuta del 21% prevista per gli intermediari, a titolo d'acconto (art. 4 co. 5 DL 50/2017), la versa e rilascia la Certificazione Unica. Il rendiconto mensile e i documenti nel portale sono pronti per il commercialista, che resta responsabile della dichiarazione dei redditi e dell'inquadramento fiscale del proprietario.

Come funziona il check-in con SmartStay?

L'ospite carica i documenti prima dell'arrivo; all'arrivo il riconoscimento è fatto da personale dipendente SmartStay, di persona, come richiede la sentenza del Consiglio di Stato 9101/2025. I dati vanno in Questura tramite Alloggiati Web entro i termini di legge e le copie dei documenti non si conservano dopo l'invio. A Milano non usiamo keybox su spazio pubblico, vietate da gennaio 2026.

Chi si occupa di CIN, Questura, ISTAT e tassa di soggiorno?

SmartStay, per gli immobili in gestione: registrazione CIN e CIR, comunicazione degli ospiti in Questura, flussi turistici regionali, calcolo, riscossione, versamento e dichiarazione dell'imposta di soggiorno del Comune di Milano. Per immobili non in gestione, le pratiche CIN, CIR e Alloggiati sono disponibili come servizio a parte.

Continua da qui

• Per i proprietari — come funziona, mandato e rendiconto
• Per i property manager — la partnership operativa
• Simulatore del bonifico — una stima in trenta secondi
• Guida agli affitti brevi a Milano — CIN, Questura, tassa di soggiorno
• Tutte le guide — gli approfondimenti che pubblichiamo

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