Aggiornato al 6 luglio 2026. A Milano, dal gennaio 2026, è vietato installare le keybox — le cassette portachiavi con codice — su suolo pubblico e su elementi affacciati o sporgenti sullo spazio pubblico (pali, cancellate, recinzioni, segnaletica): la sanzione va da 100 a 400 €, più le spese di rimozione, che il Comune può eseguire d'ufficio senza preavviso (delibera del Consiglio comunale del 4 dicembre 2025, modifica al Regolamento di Polizia Urbana). È una questione separata, ma legata: il Consiglio di Stato, con la sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025, ha confermato che l'ospite di un affitto breve va identificato de visu, e che il solo invio dei documenti online più un codice di accesso automatico non basta. La verifica, però, può avvenire anche a distanza in tempo reale, con un videocollegamento al momento dell'accesso. Tradotto per chi affitta a Milano: la keybox come unico strumento del primo ingresso non regge più, ma esistono alternative conformi.
Questa pagina spiega esattamente cosa è vietato, cosa resta legale e come si organizza un check-in a norma quando il proprietario non è sul posto.
Le keybox sono davvero vietate a Milano? Da quando e con che multe
Sì, ma con una precisazione che quasi tutti sbagliano. Non esiste un divieto nazionale delle keybox. Quello che Milano ha vietato, con la delibera del Consiglio comunale del 4 dicembre 2025 (in vigore da gennaio 2026), è la loro installazione sullo spazio pubblico: pali della luce, segnaletica, cancellate, recinzioni, ringhiere e qualunque struttura affacciata o sporgente su suolo pubblico. La sanzione amministrativa è di 100-400 € per ogni dispositivo, cui si aggiungono le spese di rimozione; il Comune procede alla rimozione coattiva anche senza preavviso, e le operazioni erano già in corso all'inizio del 2026 (fonte: Comune di Milano, delibera Consiglio comunale 4/12/2025; Il Post, dicembre 2025).
Milano non è un caso isolato: Firenze ha vietato le keybox su suolo pubblico e nell'area UNESCO dal 25 febbraio 2025, e Roma ha avviato divieti e campagne di rimozione su facciate storiche, muri condominiali e spazi pubblici. Il punto comune è lo stesso: si colpisce l'occupazione dello spazio pubblico e il decoro urbano, non la tecnologia in sé.
Quindi una keybox dentro casa o sul pianerottolo è legale?
Il divieto milanese riguarda lo spazio pubblico e gli elementi che vi si affacciano. Una cassetta collocata all'interno dell'unità o in un'area privata non ricade in quella specifica sanzione. Ma qui si passa al secondo problema, che è nazionale e vale ovunque: la keybox, ovunque sia, non identifica nessuno. E l'identificazione dell'ospite è un obbligo di legge indipendente dal regolamento comunale.
Il self check-in è ancora legale nel 2026?
La risposta onesta è: dipende da come lo fai. Formulare la domanda come "il self check-in è vietato/permesso" porta fuori strada, perché la legge non ragiona sullo strumento ma sul risultato: l'ospite deve essere identificato di persona, o con una verifica visiva equivalente, al momento in cui accede all'alloggio.
Il quadro è fissato dal Consiglio di Stato, sez. III, sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025, che ha riformato la precedente pronuncia del TAR Lazio (n. 10210 del 27 maggio 2025) e ripristinato la circolare del Ministero dell'Interno del 18 novembre 2024. La cronologia conta, perché molti contenuti pubblicati nel 2025 sono ormai superati:
- Novembre 2024 — circolare del Viminale: l'identificazione de visu è obbligatoria; l'invio dei documenti più un codice automatico non basta.
- Maggio 2025 — il TAR Lazio annulla la circolare.
- 21 novembre 2025 — il Consiglio di Stato ribalta il TAR e conferma l'obbligo de visu.
La sentenza chiarisce due cose. Primo: l'obbligo di verifica de visu discende dall'art. 109 del TULPS (il Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, del 1931), quindi non è un'invenzione recente. Secondo — ed è il passaggio decisivo — la verifica può avvenire a distanza, in tempo reale, purché sia idonea ad accertare "qui e ora" che la persona fisicamente presente all'ingresso corrisponde al titolare del documento. Il self check-in "cieco" — documenti caricati prima, codice consegnato, nessuno che guarda chi entra — non soddisfa il requisito. Un ingresso gestito con verifica video in tempo reale al momento dell'accesso, sì.
In sintesi prudente: la raccolta dei documenti online prima dell'arrivo è legittima e velocizza le pratiche, ma non sostituisce l'identificazione. L'identità va verificata al momento dell'accesso, di persona o con un collegamento video in tempo reale (fonte: Consiglio di Stato, sent. 9101/2025; NT+ Diritto, Il Sole 24 Ore).
Il riconoscimento in videochiamata vale come identificazione de visu?
Secondo la giurisprudenza attuale, sì, a una condizione: la verifica video deve essere in tempo reale e contestuale all'accesso. Non basta una videochiamata fatta il giorno prima, né un video registrato dall'ospite e caricato in anticipo. Deve permettere a un operatore di accertare, nel momento in cui l'ospite è davanti alla porta, che la persona presente è quella del documento.
Va detto con altrettanta chiarezza dov'è il confine. Alcuni commentatori estendono il principio alla verifica biometrica automatica con controllo di "liveness" eseguita all'arrivo. Questa lettura è ragionevole, ma non è scritta testualmente nella sentenza: è un'interpretazione. Per lo stesso motivo SmartStay tiene la revisione dell'identità sempre umana — l'automazione prepara e raccoglie, ma la decisione su un documento la prende una persona. È una scelta di cautela, non un limite tecnico.
C'è poi un secondo vincolo, spesso ignorato, che tocca la privacy. Con la nota di chiarimento del 29 aprile 2026 il Garante ha precisato che le copie dei documenti d'identità degli ospiti non possono essere conservate oltre il tempo necessario alla comunicazione ad Alloggiati Web: dopo l'invio delle schedine, le copie vanno cancellate, e si conserva per cinque anni solo la ricevuta di trasmissione del portale. Chi costruisce un flusso di check-in online deve quindi tenere insieme due esigenze: verificare l'identità al momento giusto (Consiglio di Stato) e non accumulare documenti dopo (Garante).
Cosa resta legale per il check-in: le alternative conformi
Eliminata la keybox come unico strumento del primo ingresso, restano tre strade praticabili — spesso combinate.
| Modalità | Come funziona | Conforme al de visu? | Note |
|---|---|---|---|
| Accoglienza di persona | Un incaricato incontra l'ospite all'arrivo, verifica il documento e consegna l'accesso | Sì, per definizione | Richiede personale disponibile in loco, anche a orari scomodi |
| Verifica video in tempo reale | L'ospite si collega (videocitofono o app) al momento dell'ingresso; un operatore accerta l'identità e sblocca l'accesso | Sì, se contestuale all'accesso | La raccolta documenti online prepara la pratica; la verifica avviene dal vivo |
| Sola keybox / codice automatico | Documenti caricati prima, codice consegnato, nessuna verifica visiva all'ingresso | No | Non soddisfa il requisito del Consiglio di Stato; a Milano la keybox su suolo pubblico è anche sanzionata |
La combinazione che regge nel 2026 è: raccolta e pre-controllo dei documenti online (per non far perdere tempo all'ospite) + verifica dell'identità al momento dell'accesso, di persona o via video in tempo reale, + sblocco dell'accesso solo a verifica completata. La serratura smart o il codice sono l'ultimo anello, non il primo: si attivano dopo che qualcuno ha guardato in faccia l'ospite.
Chi fa il check-in a Milano se il proprietario non c'è
Qui il nuovo quadro normativo diventa, di fatto, un argomento a favore della delega a un gestore con presenza locale. Il proprietario che non abita a Milano, o che semplicemente non vuole aprire la porta a ogni arrivo, si trova davanti a un obbligo che non può più assolvere con una cassetta di metallo appesa al cancello.
Per la linea di gestione a Milano, SmartStay opera con personale in loco: l'ospite viene accolto e identificato di persona, oppure con verifica video in tempo reale quando l'orario o l'organizzazione lo richiedono, sempre con revisione umana dell'identità. La parte digitale — raccolta documenti, compilazione delle schedine Alloggiati Web, gestione dei codici d'accesso — prepara e velocizza, ma non sostituisce il momento della verifica. È esattamente la combinazione che la sentenza del Consiglio di Stato richiede.
Sul fronte delle serrature, l'unico provider a oggi collaudato e attivo è Nuki; il codice per la singola prenotazione si attiva soltanto a check-in completato — un meccanismo "fail-closed": se la verifica non è andata a buon fine, la porta non si apre. Altri provider di serrature sono in arrivo. La logica resta la stessa a prescindere dal marchio: il codice è la conseguenza dell'identificazione, non un modo per aggirarla.
Questo è, in numeri, il motivo per cui a Milano il fai-da-te da remoto è diventato difficile: con l'identificazione obbligatoria a ogni arrivo, chi non è in città deve comunque garantire una presenza — fisica o video in tempo reale — a ogni ingresso. SmartStay gestisce oggi 16 immobili e ha accolto oltre 3.600 ospiti con un rating medio di 4,8: la macchina del check-in conforme esiste ed è già in funzione (dati interni SmartStay, 2026).
Domande frequenti
Le keybox sono vietate a Milano? Da quando e con quali multe?
Dal gennaio 2026 a Milano è vietato installare keybox su suolo pubblico e su elementi affacciati o sporgenti sullo spazio pubblico (pali, cancellate, recinzioni, segnaletica), in base alla delibera del Consiglio comunale del 4 dicembre 2025 che modifica il Regolamento di Polizia Urbana. La sanzione va da 100 a 400 € per dispositivo, più le spese di rimozione, con rimozione coattiva anche senza preavviso. Non esiste invece un divieto nazionale delle keybox: il divieto milanese riguarda l'occupazione dello spazio pubblico.
Il self check-in è ancora legale nel 2026?
Non è vietato in quanto tale, ma non è sufficiente da solo. Il Consiglio di Stato (sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025) ha confermato che l'ospite va identificato de visu al momento dell'accesso: l'invio dei documenti online più un codice automatico non basta. Il self check-in resta legittimo come parte del processo — raccolta documenti e preparazione della pratica — a condizione che sia accompagnato da una verifica dell'identità di persona o con collegamento video in tempo reale all'ingresso.
Il riconoscimento in videochiamata vale come de visu?
Secondo la giurisprudenza attuale sì, se la videochiamata è in tempo reale e contestuale all'accesso: deve consentire di accertare, nel momento in cui l'ospite è davanti alla porta, che la persona corrisponde al documento. Non vale una videochiamata fatta ore prima né un video registrato e caricato in anticipo. La verifica biometrica automatica all'arrivo è considerata da alcuni commentatori equivalente, ma non è affermata espressamente dalla sentenza: va usata con cautela.
Posso ancora usare una keybox se poi identifico l'ospite in un altro modo?
La keybox in sé non è illegale a livello nazionale, ma a Milano non può stare su suolo pubblico o su elementi affacciati sullo spazio pubblico. Se collocata in area privata resta fuori da quella sanzione, ma non risolve il problema dell'identificazione: da sola non identifica nessuno. Perché l'accesso sia conforme, l'ospite deve comunque essere verificato de visu — di persona o via video in tempo reale — prima o al momento di ricevere il codice.
Chi fa il check-in se io non vivo a Milano?
Serve qualcuno che garantisca l'identificazione a ogni arrivo, di persona o con verifica video in tempo reale. È il caso tipico in cui affidarsi a un gestore con presenza locale: SmartStay, per la gestione a Milano, accoglie e identifica gli ospiti in loco o via video con revisione umana, gestendo anche la comunicazione alle autorità e i codici d'accesso. La keybox lasciata al proprietario a distanza, dopo il 2026, non copre più questo obbligo.
Cosa rischio se continuo con la sola keybox e codice automatico?
Due rischi distinti. Sul piano comunale, a Milano, la keybox su suolo pubblico è sanzionata con 100-400 € più rimozione. Sul piano nazionale, l'assenza di identificazione de visu espone al mancato rispetto degli obblighi di pubblica sicurezza legati all'art. 109 del TULPS, che riguarda la comunicazione degli ospiti alle autorità: la mancata identificazione e comunicazione degli alloggiati è una violazione di natura penale, non una semplice multa.
La raccolta documenti online prima dell'arrivo non basta?
No, ma è utile. Caricare i documenti prima dell'arrivo è legittimo e velocizza le pratiche, però non sostituisce l'identificazione secondo il Consiglio di Stato. Va inoltre gestita con attenzione alla privacy: la nota del Garante del 29 aprile 2026 ha chiarito che le copie dei documenti non possono essere conservate dopo l'invio delle schedine ad Alloggiati Web. Il pre-caricamento prepara la verifica; la verifica vera avviene al momento dell'accesso.