Identificazione degli ospiti negli affitti brevi: le regole 2026

Identificazione degli ospiti negli affitti brevi: le regole 2026

Se affitti un appartamento per meno di trenta giorni, devi verificare di persona che ogni ospite sia davvero chi dice di essere, confrontando il suo volto con un documento valido, e poi comunicarne i dati alla Questura tramite Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo. Ricevere una foto della carta d’identità su WhatsApp e lasciare le chiavi in una cassetta non basta: secondo la giurisprudenza del Consiglio di Stato sul riconoscimento de visu, il self check-in anonimo basato sul solo invio del documento non è conforme. Qui trovi cosa dice la norma, quali documenti accettare, come gestirli senza violare la privacy e come organizzare un check-in che regga a un controllo.

In breve

• L’obbligo vale anche per i privati: chi affitta con contratti sotto i trenta giorni ha gli stessi doveri di identificazione di un albergo, in base all’art. 109 del TULPS.
• Serve un riconoscimento de visu: di persona oppure in videocollegamento in tempo reale, mai con il solo invio telematico del documento e un codice di apertura.
• 24 ore per comunicare i dati su Alloggiati Web, che diventano 6 per i soggiorni inferiori a un giorno.
• Niente copie dei documenti: una volta inviati i dati, conservi solo la ricevuta di Alloggiati Web per cinque anni e distruggi tutto il resto.
• Mai foto via chat: il Garante privacy sconsiglia espressamente la raccolta dei documenti tramite app di messaggistica.

Indice

• Chi deve identificare gli ospiti e su quale base
• Cosa vuol dire davvero “de visu”
• Quali documenti accettare e cosa controllare
• Dal riconoscimento ad Alloggiati Web: tempi e passaggi
• Come conservare i documenti senza violare la privacy
• Gli errori che espongono il proprietario
• Una procedura semplice per il tuo appartamento
• Il nostro punto di vista
• Come lavoriamo noi a Milano
• Domande frequenti
• Fonti

Chi deve identificare gli ospiti e su quale base

La regola nasce dall’art. 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza (TULPS). Il testo pubblicato dal Ministero dell’Interno stabilisce che i gestori di strutture ricettive possono dare alloggio solo a persone munite della carta d’identità o di un altro documento idoneo ad attestarne l’identità.

Per anni molti proprietari di un singolo appartamento hanno pensato che la norma riguardasse solo hotel e B&B. Non è così. Gli obblighi dell’art. 109 si estendono anche a locatori e sublocatori che affittano immobili con contratti inferiori a trenta giorni e ai gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, come ricorda la pronuncia del Consiglio di Stato.

In pratica, se pubblichi il tuo bilocale su Airbnb o Booking per soggiorni brevi, sei tenuto a:

1. accogliere solo ospiti con un documento valido;
2. verificare che il documento corrisponda alla persona che entra in casa;
3. comunicare i dati di ogni ospite alla Questura entro i termini;
4. trattare quei dati secondo le regole sulla privacy.

L’obbligo resta in capo a chi gestisce l’alloggio. Se affidi la gestione a un’agenzia o a un property manager, il lavoro operativo passa a loro, ma conviene sapere esattamente come lo svolgono, perché è il tuo immobile a essere esposto in caso di irregolarità.

Cosa vuol dire davvero “de visu”

“De visu” significa “a vista”: chi gestisce l’alloggio deve vedere l’ospite e confrontarlo con il documento. Lo scopo è garantire che chi entra nell’appartamento sia proprio la persona registrata, e non qualcuno che ha semplicemente inviato il documento di un altro.

La sentenza del Consiglio di Stato n. 5732 del 2025 chiarisce due punti. Il controllo può essere fisico oppure avvenire con tecnologie di videocollegamento in tempo reale che permettano una verifica certa. Non sono invece conformi le procedure che si limitano all’invio telematico del documento e all’accesso con codici automatizzati, senza alcun controllo visivo.

Attenzione al dettaglio che molti trascurano: la videochiamata funziona solo se è davvero un controllo, cioè se vedi la persona e il documento insieme e se chi entra è chi hai visto. Una videochiamata fatta il giorno prima, a cui segue un codice valido per chiunque, lascia aperto lo stesso problema del self check-in.

A Milano il tema si intreccia con le regole locali sulle cassette portachiavi. Se oggi usi una keybox, leggi la nostra guida sulle alternative legali alle keybox a Milano prima della prossima prenotazione.

Quali documenti accettare e cosa controllare

L’ospite deve avere con sé un documento idoneo ad attestarne l’identità. Le indicazioni della Polizia di Stato sulle persone alloggiate precisano che per gli stranieri è sufficiente il passaporto o un documento equivalente, e che il gestore deve verificare di persona la corrispondenza tra documento e occupante.

Nella pratica di tutti i giorni, i documenti che vedrai più spesso sono:

• carta d’identità, cartacea o elettronica, per cittadini italiani ed europei;
• passaporto, il documento più comune per gli ospiti extra UE;
• altri documenti di riconoscimento rilasciati da un’amministrazione pubblica: se hai dubbi sull’idoneità di un documento particolare, chiedi alla tua Questura prima di accettarlo.

Al momento del check-in controlla quattro cose, in quest’ordine:

1. Il volto: la foto corrisponde alla persona davanti a te?
2. La validità: il documento non è scaduto?
3. I dati: nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento, che dovrai riportare su Alloggiati Web.
4. Il numero di persone: sono presenti tutti gli ospiti dichiarati nella prenotazione, e non uno di più?

L’ultimo punto conta più di quanto sembri. Un gruppo prenotato per due che si presenta in quattro è il segnale tipico di una festa non autorizzata o di un subaffitto improprio. Il riconoscimento all’arrivo è anche il primo strumento di tutela della casa: se ti interessa questo aspetto, la nostra guida su danni e cauzioni negli affitti brevi spiega come proteggerti.

Se un ospite non ha un documento valido, non può alloggiare. È una conversazione scomoda, ma la norma non lascia spazio a eccezioni, e accettarlo comunque significa ospitare una persona che non puoi registrare.

Dal riconoscimento ad Alloggiati Web: tempi e passaggi

Identificare l’ospite è metà del lavoro. L’altra metà è la comunicazione alla Questura, che deve avvenire esclusivamente tramite il portale nazionale Alloggiati Web, previa abilitazione rilasciata dalla Questura competente, secondo le istruzioni ufficiali della Polizia di Stato.

Ecco la sequenza corretta:

1. Abilitazione: prima di ricevere il primo ospite, chiedi le credenziali di Alloggiati Web alla Questura della tua provincia.
2. Riconoscimento all’arrivo: verifichi volto e documento di ogni ospite, di persona o in videocollegamento in tempo reale.
3. Invio dei dati: inserisci le generalità sul portale entro 24 ore dall’arrivo, oppure entro 6 ore se il soggiorno dura meno di 24 ore.
4. Ricevuta: scarichi la ricevuta digitale generata dal sistema e la conservi per cinque anni.
5. Cancellazione: distruggi o elimini qualsiasi copia del documento che tu abbia acquisito.

Cosa succede se il portale non funziona? Solo in caso di occasionali problemi tecnici che impediscono la trasmissione è ammesso, in via eccezionale, l’invio via fax o PEC alla Questura. Un problema del tuo computer non è una giustificazione: la FAQ della Polizia di Stato su Alloggiati Web chiarisce che il gestore deve trovare mezzi alternativi, come un altro PC, un tablet o uno smartphone, per rispettare i termini.

Ricorda che Alloggiati Web non è l’unico adempimento: ci sono anche la comunicazione dei dati a fini statistici, il codice identificativo nazionale (CIN) da esporre negli annunci e l’imposta di soggiorno. Li trovi riuniti nella nostra checklist per affittare in regola a Milano.

Come conservare i documenti senza violare la privacy

Qui molti proprietari sbagliano in buona fede, tenendo una cartella sul telefono piena di carte d’identità “per sicurezza”. È esattamente ciò che il Garante chiede di non fare.

Nella sua nota di chiarimento sul trattamento dei documenti degli ospiti, il Garante per la protezione dei dati personali spiega che la normativa di pubblica sicurezza non richiede di conservare copie dei documenti oltre il tempo strettamente necessario per inserire i dati su Alloggiati Web. Dopo la comunicazione, le copie analogiche o digitali vanno distrutte o cancellate. L’unica cosa da tenere è la ricevuta del sistema, per cinque anni.

La stessa nota indica alcune buone pratiche:

• dare istruzioni chiare a chiunque gestisca i check-in per tuo conto;
• informare gli ospiti su come raccogli e usi i loro dati;
• regolare per iscritto i rapporti con i fornitori che trattano quei dati;
• non acquisire copie tramite foto o app di messaggistica come WhatsApp.

Il rischio non è teorico. Il Garante è intervenuto dopo episodi di furto di dati nelle strutture ricettive, sollecitando gli operatori a usare le modalità sicure offerte da Alloggiati Web. E se le scansioni dei documenti vengono rubate, scatta un data breach: la struttura deve notificarlo al Garante entro 72 ore, come ricorda il comunicato del Garante agli albergatori. Un archivio di documenti che non avresti dovuto tenere diventa così un problema doppio.

Gli errori che espongono il proprietario

Dalle situazioni che vediamo più spesso nei passaggi di gestione, questi sono gli errori ricorrenti:

• Check-in tutto digitale senza controllo visivo: modulo online, upload del documento e codice della serratura. Comodo, ma non conforme.
• Registrazione solo dell’intestatario della prenotazione: vanno comunicati i dati di ogni ospite, non solo di chi ha prenotato.
• Ritardi nell’invio: arrivo alle 23 di venerdì, dati inviati lunedì. Le 24 ore valgono anche nel fine settimana.
• Ricevute non scaricate: senza la ricevuta, non puoi dimostrare di aver comunicato i dati.
• Documenti archiviati su chat e telefono: una violazione privacy che si somma all’eventuale controllo di pubblica sicurezza.

Sulle conseguenze: identificazione e comunicazione degli ospiti sono obblighi di pubblica sicurezza, e le sanzioni per chi li viola possono essere pesanti, ben oltre una multa simbolica. Se hai ricevuto una contestazione o hai dubbi sulla tua posizione, rivolgiti all’Ufficio Licenze della tua Questura o a un avvocato esperto di diritto amministrativo, prima di rispondere.

Una procedura semplice per il tuo appartamento

Se gestisci da solo un appartamento a Milano, puoi impostare un flusso che rispetta le regole senza complicarti la vita:

1. Prima dell’arrivo: chiedi all’ospite l’orario previsto e il numero esatto di persone. Spiega nel messaggio di benvenuto che all’arrivo verrà verificato il documento di ciascuno.
2. All’arrivo: tu o una persona di fiducia accogliete gli ospiti, controllate i documenti di tutti e consegnate le chiavi solo dopo il controllo.
3. Subito dopo: inserite i dati su Alloggiati Web, senza aspettare la scadenza delle 24 ore.
4. Entro la giornata: scaricate la ricevuta e archiviatela in una cartella dedicata, protetta e separata.
5. Alla fine: cancellate qualsiasi appunto o immagine dei documenti.

Il limite di questo schema è evidente: qualcuno deve essere presente a ogni arrivo, anche alle 22 di un martedì con il volo in ritardo. È il motivo per cui molti proprietari, soprattutto chi vive fuori città o all’estero, scelgono di affidare la gestione. Se sei in questa situazione, la nostra guida per chi affitta a Milano vivendo all’estero affronta anche la parte fiscale.

Il nostro punto di vista

Quando le regole sul self check-in si sono irrigidite, molti operatori hanno cercato la scorciatoia tecnologica che permettesse di continuare come prima. Noi abbiamo fatto la scelta opposta: da noi la verifica dell’identità avviene sempre di persona, non con una keybox.

Non lo facciamo solo perché la norma lo chiede. Il momento dell’arrivo è l’unico in cui si vede chi entra davvero in casa, quante persone sono, come si presentano. Un ospite accolto da una persona che gli spiega l’appartamento tratta l’appartamento in modo diverso da chi trova un codice su un messaggio. Crediamo che parte della valutazione media di 4,8 che ci danno gli ospiti nasca proprio da lì.

Per riuscirci senza rinunciare all’efficienza, abbiamo diviso il lavoro: il nostro personale dipendente in loco si occupa di check-in e pulizie, mentre SmartStay OS, la piattaforma che abbiamo sviluppato noi, automatizza tutto ciò che può essere automatizzato attorno al riconoscimento. Il risultato è un proprietario che non deve correre in appartamento a ogni arrivo e un processo che regge a un controllo.

— Davide

Come lavoriamo noi a Milano

Con la gestione locale di SmartStay l’identificazione degli ospiti è inclusa nel servizio: check-in con riconoscimento di persona, assistenza agli ospiti 24 ore su 24 in più lingue, pulizie e lavanderia interne, manutenzione ordinaria e rendiconto mensile nel portale proprietario. Lavoriamo con mandato senza rappresentanza, così non devi intervenire nelle singole prenotazioni.

I costi sono pubblici: 12,5% sulle prenotazioni dai canali come Airbnb e Booking, 15% sulle prenotazioni dirette, più un canone mensile per i servizi da 50 a 200 €. Le pulizie sono pagate dall’ospite con la cleaning fee. Trovi tutti i dettagli sulla pagina dedicata alla gestione affitti brevi per proprietari. Se invece sei un property manager e cerchi supporto su registrazione ai portali, CIN e Alloggiati Web, guarda la nostra partnership per property manager.

Domande frequenti

Posso fare il check-in con una videochiamata?

Sì, purché sia un videocollegamento in tempo reale che permetta una verifica certa della corrispondenza tra volto e documento. Non basta ricevere il documento online e mandare un codice di accesso: serve un controllo visivo sulla persona che entra. Se la videochiamata e l’accesso avvengono in momenti separati, la verifica perde il suo senso.

Devo registrare anche i bambini?

Su Alloggiati Web vanno comunicate le generalità di tutte le persone alloggiate, non solo dell’adulto che ha prenotato. In caso di dubbio su un caso particolare, chiedi all’Ufficio Alloggiati della tua Questura.

Posso tenere una foto del documento in caso di danni?

No. Il Garante privacy chiarisce che, dopo l’invio dei dati ad Alloggiati Web, ogni copia del documento va distrutta o cancellata. Devi conservare solo la ricevuta digitale del portale per cinque anni, che contiene già i dati comunicati.

Cosa faccio se Alloggiati Web non funziona?

Se il portale ha un problema tecnico occasionale che impedisce la trasmissione, puoi inviare eccezionalmente i dati alla Questura via fax o PEC. Se il problema è il tuo dispositivo, devi usare un altro PC, un tablet o uno smartphone e rispettare comunque i termini.

Se affido la gestione a un’agenzia sono tranquillo?

Solo se sai come l’agenzia identifica gli ospiti. Chiedi se il riconoscimento avviene di persona o in videocollegamento reale, chi invia i dati ad Alloggiati Web e dove finiscono i documenti. Sono domande da fare prima di firmare il contratto di gestione.

Fonti

• Consiglio di Stato, sentenza n. 5732/2025 sull’identificazione de visu
• Ministero dell’Interno, legislazione di pubblica sicurezza (art. 109 TULPS)
• Polizia di Stato, la comunicazione delle persone alloggiate
• Polizia di Stato, FAQ Alloggiati Web
• Garante privacy, nota sul trattamento dei documenti degli ospiti
• Garante privacy, comunicato agli albergatori
• Garante privacy, comunicato sul furto di dati negli hotel

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